W Szkole Podoficerskiej PSP w Bydgoszczy prowadzone są:

rejestry:

1. skarg i wniosków,
2. aktów wewnętrznych Komendanta Szkoły Podoficerskiej PSP w Bydgoszczy, oddzielnie dla: decyzji, rozkazów, zarządzeń i instrukcji.
3. wydanych zezwoleń na prowadzenie pojazdów służbowych,
4. ewidencja osób przyjętych do służby,
5. ewidencja osób przyjętych do pracy,
6. ewidencja urlopów wypoczynkowych, szkolnych i zwolnień lekarskich,
7. ewidencja urlopów macierzyńskich, wychowawczych i bezpłatnych,
8. rejestr wydanych zaświadczeń o zatrudnieniu,
9. rejestr wydanych legitymacji służbowych,
10. rejestr delegacji służbowych i szkolnych.

oraz ewidencje:

1. druków ścisłego zarachowania,
2. pieczęci i stempli,
3. okresowych kart pracy pojazdów i kart pracy urządzeń,
4. wyjść z pracy w godzinach służbowych,
5. zadań wykonanych poza rozkładem czasu służby i pracy,
6. archiwalna.

Ewidencja zasobu archiwalnego – archiwum Szkoły Podoficerskiej PSP w Bydgoszczy.

Zasady działania Archiwum Szkoły Podoficerskiej PSP w Bydgosczy określone są Zarządzeniem nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2000 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji.

Do zakresu działania archiwum należy:

1. przejmowanie akt z komórek organizacyjnych,
2. opracowywanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki,
3. udostępnienie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym,
4. udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie kserokopii dokumentów, wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji,
5. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
6. zabezpieczanie przed zniszczeniem posiadanych akt,
7. niszczenie wybrakowanych dokumentów

Podstawową ewidencję archiwalną stanowią:

1. spisy zdawczo-odbiorcze (ułożone numerycznie oraz według komórek organizacyjnych)
2. rejestry (wykazy) spisów zdawczo-odbiorczych,
3. karty udostępnienia akt,
4. ewidencja akt wybrakowanych – spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt,
5. skorowidze (indeksy),
6. ewidencja akt udostępnionych.

Akta znajdujące się w archiwum Szkoły Podoficerskiej PSP w Bydgoszczy mogą być udostępniane do celów służbowych, naukowo-badawczych, publicznych i innych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i obywateli. Udostępnianie akt odbywa się na zasadach obowiązujących w resorcie spraw wewnętrznych i administracji. Zgodę na udostępnienie akt osobom prawnym i fizycznym spoza resortu spraw wewnętrznych i administracji wydaje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji lub osoba przez niego upoważniona.